Format Surat Rasmi

 SURAT RASMI

 

SURAT RASMI  ialah  KENYATAAN BERTULIS  yang  mengandungi  khabar, maklumat,  dan  seumpamanya,  yang  ditulis  kepada  SESUATU  PIHAK  untuk MENDAPATKAN  PERKHIDMATAN  MEREKA.  Dalam  peperiksaan,  sebarang kesilapan dalam penggunaan laras bahasa mahupun kepersisan format penulisannya, akan berhadapan dengan kes  PEMOTONGAN MARKAH.

FORMAT SURAT RASMI

1.    MAKLUMAT PENGIRIM

  i)     Ditulis pada  sebelah kiri halaman.

         ii)      Sekiranya surat persifat peribadi, tuliskan nama penuh.

iii)        Sekiranya mewakili mana-mana pihak, tuliskan nama jawatan tersebut.

   iv)  Tuliskan alamat lengkap.  Noktahkan alamat  tersebut.

(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih gramatis)

      v)      Huruf besarkan nama bandar.

        vi)      Sekiranya menggunakan kepala surat, semua maklumat tentang jabatan berkenaan perlu lengkap:

               ~  Alamat   

               ~  No. Tel

               ~  No. Faks

               ~  Laman Web       

2.    GARISAN PEMISAH  (Langkau 1 baris)

       i)      Buat satu garisan untuk memisahkan maklumat pengirim dengan maklumat penerima.

           3.    RUJUKAN (Langkau 1 baris)

i)      Sekiranya surat tersebut dijangka akan melalui beberapa proses lain, surat itu perlu diberi nombor rujukan. 

        ii)    Selaraskan kedudukan tanda      :

   4.   TARIKH

i)    Kosongkan  haribulan.

        ii)    Tulis nama bulan menggunakan  huruf  besar.

        iii)    Jangan noktahkan.

    

5.   MAKLUMAT PENERIMA (Langkau 3 baris)

  i)     Ditulis pada  sebelah kiri halaman.

         ii)      Sekiranya penerima amat dikenali, tuliskan nama penuhnya.

iii)      Sekiranya tidak mengetahui penama yang sebenar, tuliskan nama jawatan tersebut.

iv)     Alamat lengkap.  Noktahkan alamat  tersebut.

(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih gramatis)

      v)      Huruf besarkan nama bandar.

6.   MELALUI  (Langkau 1 baris)

         i)    Surat itu melibatkan tindakan ketua jabatan.

7.   MELALUI DAN SALINAN (Langkau 1 baris)

i)      Surat itu melibatkan tindakan ketua jabatan dan simpanan fail.

8.   MAKLUMAT KETUA JABATAN (Langkau 1 baris)

     

  i)     Ditulis pada  sebelah kiri halaman.

          ii)     Tuliskan nama jawatan ketua jabatan tersebut.

 iii)     Alamat lengkap.  Noktahkan alamat  tersebut.

(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih gramatis)

      iv)     Huruf besarkan nama bandar.

9.   PERHATIAN KHUSUS  (Tanpa langkau)

  i)     Ditulis di bawah alamat terakhir penerima, menggunakan singkatan  (u.p: ..)

 10.  KATA SAPAAN PENERIMA  (Langkau 2 baris)

        i)     Tulis status kata sapaan penerima dan letakkan tanda koma      , 

        ii)    Boleh mulakan dengan ungkapan  tuan, atau  panggilan hormat lain yang lebih tepat (Yang Berbahagia Dato’ / YB Datuk  dan sebagainya).

 11.   TAJUK SURAT  (Langkau 2 baris)

        i)     Perlu mencerminkan  isi kandungan surat; ringkas dan padat.

       ii)     Boleh ditulis dengan  huruf besar  atau  huruf kecil.

   iii)               Jangan melebihi  3  baris.

   iv)     Garis hanya pada baris terakhir.

    v)     Perlu mematuhi  tatacara penulisan judul.

 12.   ISI SURAT  (Langkau 1 baris)

  i)     Mulakan surat perenggan demi perenggan mengikut kepentingan. Ada baiknya  satu isi  mewakili  satu perenggan. 

 ii)     Perenggan perlu dinombori bagi memudahkan rujukan. Bagaimanapun,  secara konvensinya  perenggan pertama  dan  terakhir tidak dinombori.

iii)      Langkau 1 baris  untuk memulakan  perenggan baharu.

      iv)     Ada baiknya anda seolah-olah menyertakan dokumen tertentu untuk  membantu menguatkan objektif surat tersebut. (Bersama-sama ini saya sertakan …)

 v)     Surat yang baik  hanya memerlukan  satu halaman.

         ~  untuk tujuan perekodan

         ~  untuk mengekalkan format

vi)     Sekiranya  melebihi  1  halaman,  sebahagian  isi  perlu  ada  pada halaman 2  untuk mengelakkan  kes penipuan.

        vii)     Jangan tulis muka surat pada halaman pertama.

       viii)      Sekiranya  surat bersambung ke halaman kedua,  tulis simbol  ...2/-

13.    PENUTUP SURAT (Langkau 1 baris)

       i)      Perenggan terakhir surat biasanya menggunkan frasa:

               Sekian, terima kasih.

       ii)     Langkau 1 baris, dan selitkan ungkapan yang  bersesuaian  dengan  isi untuk memberi kekuatan kepada surat berkenaan (menggunakan        huruf besar  dan  dalam bentuk  petikan),  misalnya seperti:

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

“KE ARAH MASYARAKAT PROGRESIF”                    

“BERSIH CEKAP AMANAH”

“MAJULAH SUKAN UNTUK NEGARA”

“JAUH PERJALANAN LUAS PENGETAHUAN”

iii)               Langkau 3 baris,  tuliskan rangkai kata:

                        Saya yang menjalankan tugas,   

                        Saya yang menurut perintah,   

                        Saya yang benar,

     iv)               Langkau 4 baris  untuk ruang tandatangan.

~  Tandatangan di bawah rangkai kata itu. Pastikan tandatangan anda  tidak boleh ditiru.

               ~    Gunakan dakwat basah (hitam / biru) untuk tujuan jangka hayat tandatangan.

                  ~    Di  bawah  tandatangan, tulis nama penuh  pengirim dengan huruf besar  (dalam kurungan).

                  ~    Sekiranya mewakili sesuatu pihak, tuliskan  nama jawatan.

                  ~    Sekiranya surat berkenaan memerlukan tindakan pihak ketiga, surat  itu  perlu  mempunyai  “salinan kepada”  yang  biasanya disingkatkan menjadi  “s.k:” (huruf kecil).

       v)        Langkau 2 baris,  tuliskan  kod kedudukan simpanan surat  tersebut.

Tips Bahasa Melayu Penulisan (UPSR)

Bahasa Melayu Penulisan
Sebagai ulang kaji, kertas ini mengandungi tiga bahagian, iaitu Bahagian A membabitkan pembinaan ayat berdasarkan gambar, Bahagian B pula karangan, manakala Bahagian C berkaitan membuat ulasan. Ketiga-tiga bahagian ini mesti dijawab.

BAHAGIAN A

Untuk bahagian ini, murid diberi masa selama 15 minit untuk menjawab dengan peruntukan 10 markah. Untuk mendapat markah penuh tidaklah begitu susah kerana murid perlu melakukan empat langkah, iaitu:

Langkah pertamaMurid perlu mencari kunci soalan yang terdapat dalam soalan. Kunci soalan dalam Bahagian A ada tiga iaitu "tentang", "aktiviti" atau "situasi". Kunci soalan juga boleh diperoleh dalam gambar. Contohnya dalam UPSR 2008, terdapat ayat "Cara-Cara Melintas Jalan Raya Dengan Selamat". Ayat tersebut boleh murid gunakan ketika membina ayat. Walau apapun kunci soalan yang diberikan dalam peperiksaan, murid dinasihatkan agar memulakan ayat dengan subjek (watak).

Langkah kedua

Murid hendaklah menyenaraikan semua kata kerja yang terdapat dalam gambar. Antara caranya ialah dengan membulatkan watak dalam gambar dan tuliskan kata kerja yang berkaitan. Saya cadangkan murid membuat lima bulatan sahaja bagi mewakili lima ayat. Senaraikan seberapa banyak kata kerja yang berkaitan.

Langkah ketiga
 
Murid membina ayat berdasarkan kata kerja yang disenaraikan. Dinasihatkan murid membina ayat lebih daripada lapan patah perkataan dan yang paling penting, mulakan ayat dengan subjek (watak). Selepas subjek, tulis kata kerja yang berkaitan dan akhiri ayat dengan maklumat (di mana, bagaimana dan mengapa).

Contoh: 
Beberapa orang murid (siapa) sedang melukis dan mewarna (kata kerja) di dalam dewan sekolah (di mana) kerana menyertai pertandingan melukis sempena Hari Kebangsaan. (mengapa) Jawapan contoh: Beberapa orang murid sedang melukis dan mewarna lukisan di dalam ketika menyertai pertandingan lukisan sempena Hari Kebangsaan.

Langkah keempat

Semak ayat yang dibina, pastikan strukturnya betul. Binalah ayat aktif dan elakkan daripada membina ayat pasif. Semak ejaan agar tidak ada yang salah. Jangan gunakan perkataan yang murid tidak pasti ejaannya.

Kesalahan ejaan boleh menjejaskan markah. Begitu juga dengan kosa kata atau perbendaharaan kata yang digunakan mestilah tepat. Contohnya, antara "memangkas" dengan "mencantas" dan "membelah" dengan "mengerat". Penggunaannya mengikut konteks ayat.

Jaga-jaga dengan imbuhan yang digunakan kerana kesalahan boleh membawa maksud yang berbeza. Contohnya, "Ayah menjual ikan" dengan "Ayah penjual ikan". Kedua-dua ayat ini membawa maksud berbeza disebabkan penggunaan imbuhan.

Akhir sekali, murid mesti berhati-hati dengan tanda baca. Pastikan ayat yang dibina bermula dengan huruf besar. Setiap ayat yang dibina mestilah mempunyai noktah. Jika murid menggunakan nama orang, pastikan perkataan awal huruf besar kerana nama orang adalah nama khas.

Gabungkan beberapa kata kerja yang disenaraikan dalam satu ayat. Contohnya, ayat di atas terdapat tiga kata kerja iaitu menyertai, melukis dan mewarna. Selain itu, murid tidak perlu mengulang kata kerja yang sama pada orang yang sama untuk ayat seterusnya. Ini dikatakan sebagai pengulangan ayat.
Seterusnya, pastikan murid membina lima ayat sahaja. Jika ruangan jawapan yang disediakan tidak cukup, mintalah kertas jawapan tambahan daripada pengawas peperiksaan. Jika tulisan kecil, murid dinasihatkan agar selang satu baris antara ayat yang dibina agar lebih kemas dan teratur.
BAHAGIAN B

Untuk menjawab soalan bahagian ini, murid perlu banyak membaca bagi menghasilkan karangan yang baik.

Masa yang diperuntukkan untuk menjawab bahagian ini ialah 40 minit. Petua untuk Bahagian B, murid mesti menggunakan FMK (Formula Menulis Karangan), iaitu kaedah menulis karangan berdasarkan perenggan 233332.

Setiap karangan mempunyai enam perenggan. 233332 bermaksud perenggan pertama dan keenam mempunyai dua ayat, manakala perenggan kedua hingga kelima, masing-masing tiga ayat.
Murid dinasihatkan agar selang satu baris antara perenggan yang dibuat agar karangan dihasilkan kelihatan lebih kemas.

Untuk menghasilkan karangan yang baik, murid haruslah melakukan empat langkah.

Langkah pertama - Pilih soalan
Murid mesti membaca semua soalan terlebih dahulu sebelum memilih soalan yang hendak dijawab. Pilih soalan yang banyak isi berdasarkan pengalaman murid agar mudah untuk menulis karangan. Ini kerana ada juga karangan yang senang tajuknya tetapi murid sukar mencari isinya. 

Murid juga perlu mencari kunci soalan, kehendak soalan, format dan jenis karangan. Contohnya: Pada suatu petang, anda bersiar-siar dengan seorang rakan di tepi pantai. Tiba-tiba anda terdengar jeritan orang meminta tolong.

Ceritakan tindakan anda dan kawan anda ketika itu. Kunci soalan ini ialah "Ceritakan tindakan". Kehendak soalan ialah "menceritakan tindakan selepas mendengar jeritan", manakala format dan jenis karangan ialah cerita dan karangan tidak berformat. Langkah dicadangkan ini boleh membantu murid mengelakkan daripada menulis karangan terpesong.

Langkah kedua - Merangka karangan
Gunakan kaedah merangka karangan yang telah dipelajari sama ada "Peta Minda", "Melakar Isi" atau "Teknik Penyoalan".

Langkah ketiga - Menulis karangan

Pastikan ada enam perenggan. Pastikan juga tidak tersilap menulis perenggan pendahuluan kerana ada calon yang masukkan isi dalam perenggan pengenalan itu. Contohnya:

1. Melancong ialah aktiviti yang mempunyai banyak faedah kepada kita semua. Antaranya ialah kita dapat menambahkan ilmu pengetahuan.

2. Melancong ialah aktiviti yang mempunyai banyak faedah kepada kita semua. Kita boleh melancong di dalam atau luar negara.

Jawapan yang tepat sebagai pendahuluan adalah jawapan 2. Untuk karangan fakta, calon boleh menulis karangan dengan menggunakan kaedah ICK iaitu isi, contoh dan kesan atau IKC (isi, kesan dan contoh).

Untuk perenggan penutup, calon boleh gunakan pelbagai jenis penutup seperti dalam bentuk rumusan, nilai, pantun, penegasan, peribahasa, kata hikmah dan pendirian.

Langkah keempat - Semak karangan

Pastikan struktur ayat, ejaan, imbuhan dan tanda baca yang digunakan betul sebelum beralih untuk menjawab Bahagian C.

BAHAGIAN C
Bahagian C memperuntukkan markah sebanyak 20 dan masanya 20 minit sahaja. Oleh itu, murid mesti bijak menggunakan masa untuk menjawab soalan bahagian ini.

Konsep Bahagian C ialah mengecam nilai murni atau pengajaran yang terdapat dalam petikan diberikan. Lantaran itu, murid mesti mengecam, mencari, mengenal dan mendapatkan nilai murni atau pengajaran yang terkandung dalam petikan itu.
Murid juga mesti tahu membezakan antara perbuatan dengan nilai murni atau pengajaran. Contohnya: Abang mengucapkan terima kasih kepada adik kerana mengeluarkan barang-barang dari dalam bilik itu. Pengajaran bagi ayat ini ialah "menghargai", manakala perbuatan yang menunjukkan adanya pengajaran ialah "Abang mengucapkan terima kasih".

Membezakan antara perbuatan dengan pengajaran penting agar murid tidak tersilap mengulas pengajaran yang sepatutnya. Untuk menghasilkan jawapan yang baik, empat langkah dicadangkan iaitu:

Langkah pertama

Baca petikan sekali lalu untuk memahami kandungannya. Kemudian, baca sekali lagi dan gariskan perkataan yang menunjukkan terdapatnya nilai murni atau pengajaran. Contohnya: Zaidi selalu mengulang kaji pelajaran pada waktu malam. Perkataan yang menunjukkan ada pengajaran ialah "mengulang kaji". Walaupun perlu mengulas lima pengajaran sahaja, murid dinasihatkan agar mencari seberapa banyak pengajaran yang ada dalam petikan.

Langkah kedua

Murid perlu memilih lima pengajaran yang ingin diulas dan binalah rangka ulasan. Contohnya:

a) Pengajaran - Rajin
b) Perbuatan - mengulang kaji pelajaran
c) Mengapa - lulus periksa

Langkah ketiga

Membina ulasan lengkap, contohnya: Kita mestilah rajin dengan mengulang kaji pelajaran agar lulus dalam peperiksaan. Ulasan mesti ditulis dalam satu perenggan. Oleh itu, gunakan penanda wacana agar ayat yang dibina lebih menarik.

Langkah keempat
Semak ulasan yang telah ditulis. Pastikan struktur ayat, ejaan, imbuhan dan tanda baca yang digunakan betul.

Oleh sebab masa diberikan untuk menjawab ketiga-tiga bahagian dalam kertas ini agak singkat, iaitu 1 jam 15 minit, murid perlu bijak menguruskannya. Masa yang dicadangkan untuk Bahagian A ialah tiga minit untuk memahami gambar, lima minit tulis ayat dan dua minit untuk menyemak. Untuk Bahagian B (10 minit faham soalan dan bina rangka karangan, 25 minit hasilkan karangan lengkap dan lima minit lagi untuk semakan).

Untuk Bahagian C (lima minit cari dan senaraikan nilai murni atau pengajaran, 10 minit tulis ulasan lengkap dan lima minit lagi menyemak). Lima minit terakhir, gunakan untuk semak semua jawapan Bahagian A, B dan C.