Format Surat Rasmi

 SURAT RASMI

 

SURAT RASMI  ialah  KENYATAAN BERTULIS  yang  mengandungi  khabar, maklumat,  dan  seumpamanya,  yang  ditulis  kepada  SESUATU  PIHAK  untuk MENDAPATKAN  PERKHIDMATAN  MEREKA.  Dalam  peperiksaan,  sebarang kesilapan dalam penggunaan laras bahasa mahupun kepersisan format penulisannya, akan berhadapan dengan kes  PEMOTONGAN MARKAH.

FORMAT SURAT RASMI

1.    MAKLUMAT PENGIRIM

  i)     Ditulis pada  sebelah kiri halaman.

         ii)      Sekiranya surat persifat peribadi, tuliskan nama penuh.

iii)        Sekiranya mewakili mana-mana pihak, tuliskan nama jawatan tersebut.

   iv)  Tuliskan alamat lengkap.  Noktahkan alamat  tersebut.

(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih gramatis)

      v)      Huruf besarkan nama bandar.

        vi)      Sekiranya menggunakan kepala surat, semua maklumat tentang jabatan berkenaan perlu lengkap:

               ~  Alamat   

               ~  No. Tel

               ~  No. Faks

               ~  Laman Web       

2.    GARISAN PEMISAH  (Langkau 1 baris)

       i)      Buat satu garisan untuk memisahkan maklumat pengirim dengan maklumat penerima.

           3.    RUJUKAN (Langkau 1 baris)

i)      Sekiranya surat tersebut dijangka akan melalui beberapa proses lain, surat itu perlu diberi nombor rujukan. 

        ii)    Selaraskan kedudukan tanda      :

   4.   TARIKH

i)    Kosongkan  haribulan.

        ii)    Tulis nama bulan menggunakan  huruf  besar.

        iii)    Jangan noktahkan.

    

5.   MAKLUMAT PENERIMA (Langkau 3 baris)

  i)     Ditulis pada  sebelah kiri halaman.

         ii)      Sekiranya penerima amat dikenali, tuliskan nama penuhnya.

iii)      Sekiranya tidak mengetahui penama yang sebenar, tuliskan nama jawatan tersebut.

iv)     Alamat lengkap.  Noktahkan alamat  tersebut.

(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih gramatis)

      v)      Huruf besarkan nama bandar.

6.   MELALUI  (Langkau 1 baris)

         i)    Surat itu melibatkan tindakan ketua jabatan.

7.   MELALUI DAN SALINAN (Langkau 1 baris)

i)      Surat itu melibatkan tindakan ketua jabatan dan simpanan fail.

8.   MAKLUMAT KETUA JABATAN (Langkau 1 baris)

     

  i)     Ditulis pada  sebelah kiri halaman.

          ii)     Tuliskan nama jawatan ketua jabatan tersebut.

 iii)     Alamat lengkap.  Noktahkan alamat  tersebut.

(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih gramatis)

      iv)     Huruf besarkan nama bandar.

9.   PERHATIAN KHUSUS  (Tanpa langkau)

  i)     Ditulis di bawah alamat terakhir penerima, menggunakan singkatan  (u.p: ..)

 10.  KATA SAPAAN PENERIMA  (Langkau 2 baris)

        i)     Tulis status kata sapaan penerima dan letakkan tanda koma      , 

        ii)    Boleh mulakan dengan ungkapan  tuan, atau  panggilan hormat lain yang lebih tepat (Yang Berbahagia Dato’ / YB Datuk  dan sebagainya).

 11.   TAJUK SURAT  (Langkau 2 baris)

        i)     Perlu mencerminkan  isi kandungan surat; ringkas dan padat.

       ii)     Boleh ditulis dengan  huruf besar  atau  huruf kecil.

   iii)               Jangan melebihi  3  baris.

   iv)     Garis hanya pada baris terakhir.

    v)     Perlu mematuhi  tatacara penulisan judul.

 12.   ISI SURAT  (Langkau 1 baris)

  i)     Mulakan surat perenggan demi perenggan mengikut kepentingan. Ada baiknya  satu isi  mewakili  satu perenggan. 

 ii)     Perenggan perlu dinombori bagi memudahkan rujukan. Bagaimanapun,  secara konvensinya  perenggan pertama  dan  terakhir tidak dinombori.

iii)      Langkau 1 baris  untuk memulakan  perenggan baharu.

      iv)     Ada baiknya anda seolah-olah menyertakan dokumen tertentu untuk  membantu menguatkan objektif surat tersebut. (Bersama-sama ini saya sertakan …)

 v)     Surat yang baik  hanya memerlukan  satu halaman.

         ~  untuk tujuan perekodan

         ~  untuk mengekalkan format

vi)     Sekiranya  melebihi  1  halaman,  sebahagian  isi  perlu  ada  pada halaman 2  untuk mengelakkan  kes penipuan.

        vii)     Jangan tulis muka surat pada halaman pertama.

       viii)      Sekiranya  surat bersambung ke halaman kedua,  tulis simbol  ...2/-

13.    PENUTUP SURAT (Langkau 1 baris)

       i)      Perenggan terakhir surat biasanya menggunkan frasa:

               Sekian, terima kasih.

       ii)     Langkau 1 baris, dan selitkan ungkapan yang  bersesuaian  dengan  isi untuk memberi kekuatan kepada surat berkenaan (menggunakan        huruf besar  dan  dalam bentuk  petikan),  misalnya seperti:

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

“KE ARAH MASYARAKAT PROGRESIF”                    

“BERSIH CEKAP AMANAH”

“MAJULAH SUKAN UNTUK NEGARA”

“JAUH PERJALANAN LUAS PENGETAHUAN”

iii)               Langkau 3 baris,  tuliskan rangkai kata:

                        Saya yang menjalankan tugas,   

                        Saya yang menurut perintah,   

                        Saya yang benar,

     iv)               Langkau 4 baris  untuk ruang tandatangan.

~  Tandatangan di bawah rangkai kata itu. Pastikan tandatangan anda  tidak boleh ditiru.

               ~    Gunakan dakwat basah (hitam / biru) untuk tujuan jangka hayat tandatangan.

                  ~    Di  bawah  tandatangan, tulis nama penuh  pengirim dengan huruf besar  (dalam kurungan).

                  ~    Sekiranya mewakili sesuatu pihak, tuliskan  nama jawatan.

                  ~    Sekiranya surat berkenaan memerlukan tindakan pihak ketiga, surat  itu  perlu  mempunyai  “salinan kepada”  yang  biasanya disingkatkan menjadi  “s.k:” (huruf kecil).

       v)        Langkau 2 baris,  tuliskan  kod kedudukan simpanan surat  tersebut.